湖州市城市集團檔案管理辦法

  集團檔案是指集團在各項經營管理活動中形成的具有保存 價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式、載 體的歷史記錄的總和。檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、 鑒定、統計和提供利用等活動。

第三條 集團各部室在工作活動中形成的檔案類目的檔案由 集團各部室自行管理。

第四條 檔案工作是集團各項管理工作的基礎之一，是維護 集團經濟利益、合法權益和歷史面貌的一項重要工作。檔案信息 化是集團辦公信息化系統建設的重要組成部分。

第二章 檔案管理部門職責

第五條 檔案管理人員應嚴格執行《檔案管理辦法》和各項 管理制度，履行管理職責。

第六條 集團各部室指定一名人員作為專（兼）職檔案管理 人員，負責部門內文件材料（紙質、電子文件、聲像、實物等） 的收集、整理并應做好文檔管理工作。

第七條 檔案工作必須嚴格遵守國家和集團的有關保密規 定，加強對各個環節的管理，嚴防泄密事故發生。

第三章 文件材料的收集與歸檔

第八條 文件材料形成和積累是檔案工作的基礎，必須將文 件材料歸檔工作納入集團各部室工作計劃和有關檔案工作人員 的崗位職責，集團各部室在工作中形成的文件材料，承辦人在辦 理完畢后，應及時交本部門專（兼）職檔案管理員統一整理進行 管理，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。

第九條 各部室在日常工作中產生指導性文件材料（包括重 要文件、合同正本、會議記錄、圖紙資料、技術文獻）必須及時 收集、分類整理，立卷歸檔、編目、保管、檢索、統計、利用鑒 定等各個環節的工作，做好重要資料的保密工作。

第十條 應以集團形成的文件材料為主，凡是反映集團在各 項業務中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。

第十一條 歸檔時間 1．文書檔案：一般應在次年的第一季度內完成歸檔。

2．照片及底片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及 時歸檔。

第四章 對歸檔文件的基本要求

第十二條 歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽 字手續完備。

第十三條 歸檔的文件必須字跡清楚、工整，紙張及文件格 式符合規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、 鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第五章 檔案的保管

第十四條 設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、 保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人 員應嚴格保守集團檔案機密,任何人不得擅自進入檔案庫房,以 保證維護檔案的完整性和安全性。

第十五條 檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科 學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次 序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第十六條 對照片、光盤、U 盤等特殊載體的檔案須配置密 封盒和專門的案卷盒。

第十七條 檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、 防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第六章 檔案的分類與整理

第十九條 接收的移交檔案要辦理移交手續，歸檔的文件材 料，應參照國家和有關標準規范，充分考慮集團的管理職能，并 結合檔案的內容和形成特點。

第二十條 檔案的分類分別為文書檔案、聲像檔案等。

第七章 檔案的借閱

第二十二條 檔案的借閱必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸 還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。相關人員到檔案 管理員處借閱資料需辦理借閱登記手續（見附件 1《湖州市城市 集團檔案利用申請表》）。

1．檔案材料原則上只準在檔案室內借閱，未經批準不得外 借。

       2．集團本級及子公司人員查閱、復印、外借檔案，需填寫《湖州市城市集團檔案利用申請表》，經部門或子公司主要負責人審批，并做好檔案查閱登記。 3．外單位人員查閱、復印、外借檔案，需開具所在單位介紹信，由集團對接聯系部門人員陪同前往，填寫《湖州市城市集 團檔案利用申請表》，經部門或子公司主要負責人、集團分管領 導審核審批，并做好檔案查閱登記。

4．有關黨委會會議、總經理辦公會議等重要檔案原則上不 予外借，確因工作需要外借的，填寫《湖州市城市集團檔案利用 申請表》，經部門或子公司主要負責人、集團分管領導審核，集 團主要領導審批，并做好檔案查閱登記。

5．檔案借閱者必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、 復印、圈點、批注、抽頁等。

6．歸還檔案時，檔案管理員必須詳細檢查，并在借閱登記 上進行注銷。

第二十三條 員工在未經所屬部室書面同意的情況下，不得 將其保存的文件及復印件、電子文檔等提供給第三方或者向公眾 公開。

第八章 檔案的銷毀

第二十四條 對超過保管期限的檔案，由文件所屬職能部門 負責人負責鑒定，并出具鑒定報告后予以銷毀。

第二十五條 由文件所屬職能部門負責人對檔案進行鑒定和 核準銷毀無保存價值的檔案。